​Just-scan en consult-online: start elektronisch dossier in strafzaken

Justitieplan ICT

Het belang van een continue uitwerking van reeds gestarte projecten werd reeds aangestipt in het Justitieplan. Just-Scan en Consult-online zijn twee zulke projecten die een belangrijke schakel vormen in de evolutie naar een elektronisch dossier in strafzaken.

Just-Scan is het register dat de digitale strafonderzoeksdossiers bevat. Het kreeg zijn naam in het tijdperk waarin het tot stand brengen van een digitaal dossier nog gebeurde aan de hand van een scan van het dossier. Naarmate de digitale procesketen tot stand komt en meer documenten digital native zullen zijn, wordt de naam steeds minder toepasselijk.

Consult-online is de applicatie die, binnen het kader van de wet en mits de vereiste toelatingen, een beveiligde consultatie van het strafdossier toelaat.

Zodra in 2018 de processen-verbaal van vanuit de e-pv databank van politie digitaal aan justitie zullen worden overgemaakt, zal het gebruik van de digitale strafonderzoeksdossiers snel toenemen. De werklast, veroorzaakt door het scannen, zal immers verdwijnen.

e-PV

Het e-PV-platform laat toe om processen-verbaal elektronisch te versturen en te bewaren. Er moeten dan manueel geen documenten meer worden toegevoegd aan het papieren dossier of gegevens ingegeven in de eigen applicatie. De handeling bestaat dan nog louter in de controle van het document en de toewijzing aan het juiste dossier.

Een procedure in strafzaken start in de meeste gevallen met een proces-verbaal dat wordt opgesteld door de politie. De politie maakt dit proces-verbaal vervolgens over aan het openbaar ministerie dat beslist of er verder gevolg aan moet worden gegeven.

Een dossier in strafzaken bestaat doorgaans voor meer dan de helft uit processen-verbaal. Indien deze documenten op elektronische wijze kunnen worden aangeleverd en op digitale wijze bewaard, is het elektronisch dossier al in grote mate aanwezig.

De politiediensten zullen in de toekomst hun processen-verbaal aanmaken in de applicatie die hen nu reeds ter beschikking is gesteld. Zij zullen dit digitale document vervolgens kunnen opladen op het e-PV-platform. Van deze handeling zal dan melding worden gemaakt bij de bevoegde diensten, bij het parket of bij de onderzoeksrechter. Deze kan vervolgens het proces-verbaal bekijken en beslissen over het gevolg dat eraan moet worden gegeven. Indien hij verder wil onderzoeken kan hij het proces-verbaal digitaal kopiëren naar zijn eigen digitaal dossier. Deze digitalisering zal de politie toelaten om online te vernemen welk gevolg het parket heeft gegeven aan de processen-verbaal.  Dit alles binnen een welomschreven en veilig kader.

Deze verwezenlijking beantwoordt aan de jarenlange vraag vanuit de rechterlijke orde om de PV’s samen met de bijhorende data digitaal te kunnen ontvangen in plaats van op papier.

Sidis Suite

K54/2194

De databank Sidis Suite verwerkt vandaag de gegevens van personen aan wie een vrijheidsstraf, een vrijheidsbenemende maatregel (voorlopige hechtenis) of een internering werd opgelegd en die daartoe in een gevangenis, een inrichting of afdeling tot bescherming van de maatschappij (internering) of een gemeenschapscentrum voor minderjarigen verblijven.

De gegevens in Sidis Suite hebben voornamelijk betrekking op de duur van de opsluiting, hun rechten en plichten en de beslissingen inzake het al dan niet tijdelijk verlaten van de instellingen. Maar ook de gegevens van derden, zoals bezoekers, worden door Sidis Suite beheerd. Dit alles om een adequaat beheer van de detentie en van de inrichtingen mogelijk te maken. Naast de wettelijke basis die daarvoor wordt voorzien, komt er een belangrijke uitbreiding van Sidis Suite opdat het ook zal kunnen dienen als instrument voor de opvolging, begeleiding en controle door de bevoegde overheden (politie, parket, staatsveiligheid, justitiehuizen …) van personen die het voorwerp uitmaken van een strafrechtelijke beslissing en die mits de naleving van voorwaarden in vrijheid zijn. Sidis Suite maakt de noodzakelijke informatie-uitwisseling en gegevensstroom tussen die overheden mogelijk.

Bureaus voor juridische bijstand

Het digitaal pro deo-platform moet de centrale applicatie worden die de aanvragen behandelt van al wie recht heeft op kosteloze juridische tweedelijns rechtsbijstand. Aangezien de voorwaarden die toegang geven tot gratis rechtspleging in overeenstemming werden gebracht met de voorwaarden voor het bekomen van kosteloze tweedelijns rechtsbijstand, zal dit ICT-platform ook instaan voor de toekenning van dit basisrecht.

De huidige applicaties van de balies zullen vervangen worden door één nationale centrale applicatie. Omdat deze applicatie zal worden aangesloten op de overheidsdatabanken, zal het only once-principe van toepassing zijn. Dit betekent dat alle informatie die nodig is om de aanvraag te kunnen onderzoeken - bijvoorbeeld de inkomenstoestand, de vermogenstoestand en de gezinssamenstelling van de aanvrager - rechtstreeks vanuit de diverse overheidsdatabanken zal kunnen worden opgeladen.

De administratieve drempel om kosteloze rechtsbijstand en rechtspleging te bekomen, wordt hierdoor aanzienlijk verminderd. Het pro deo-platform zal daarnaast het beheer en de controle van de dossiers ook vereenvoudigen, waardoor de beheerskosten zullen dalen en het budget meer zal kunnen worden aangewend voor de eigenlijke rechtsbijstand.

Centraal Strafregister en Strafuitvoeringsregister

De uitrol van het centraal strafregister en het opladen van de historiek (tot 100 jaar terug) is zo goed als afgerond. De lokale gemeentelijke strafregisters zullen uiteindelijk kunnen verdwijnen, en daarmee ook hun omvangrijke voedings-  en consultatieprocessen. Dit zal een belangrijke administratieve lastenverlaging betekenen voor de gemeenten en de rechterlijke orde. Daarmee zijn de fundamenten gelegd voor de opstart van het Centraal Strafuitvoeringsregister.

Het huidige strafregister bevat vandaag enkel de basisinformatie inzake de straf: de identiteit van de veroordeelde, de referentie naar de gerechtelijke uitspraak, de uitgesproken straf en het artikel op basis waarvan iemand werd veroordeeld. Het bevat geen informatie over eventuele bijkomende opgelegde voorwaarden, beroepsverboden of omgangsverboden, noch over de stand van zaken van de uitvoering of over eventuele strafrechtelijke minnelijke schikkingen, enz. Deze informatie zit vandaag verspreid over verschillende informatiebronnen bij verschillende instanties en wordt op verschillende wijze opgeslagen zodat elk overzicht ontbreekt.

Bovendien is de informatie uit het strafregister voor de verzoeker slechts beschikbaar wanneer een uittreksel uit het strafregister wordt gevraagd; die werkwijze voldoet niet meer aan de noden van de hedendaagse samenleving. Vandaag wensen de maatschappelijke actoren immers online en terstond over informatie te beschikken.

Het Centraal Strafuitvoeringsregister zal gebouwd worden met die noden indachtig. Naast de overheid hebben ook private actoren (veiligheidsdiensten, bedrijven actief op bv de luchthaven, interimkantoren, kinderdagverblijf, enz.) soms nood aan informatie uit het strafregister en over de strafuitvoering. Zij moeten daarom een consultatierecht krijgen dat aangepast is aan hun nood en rekening houdt met de wetten op de bescherming van de persoonlijke levenssfeer. Enkel die informatie-elementen waarvoor de aanvrager gemachtigd is ze op te vragen, en die relevant zijn voor het doel waarvoor de informatie moet dienen, zal beschikbaar mogen worden gesteld.

Het Strafuitvoeringsregister moet alle beschikbare informatie vanaf de veroordeling tot aan het uitdoven van elk effect van de veroordeling bevatten en samenbrengen. Het register zal dus ook een lijst bevatten van personen die (nog) niet veroordeeld, doch wel van hun vrijheid beroofd zijn geweest, bijvoorbeeld in het kader van een vooronderzoek. Hun vrijlatingsvoorwaarden zullen worden opgenomen zodat ook voor deze categorie van personen de actoren op het terrein volledige en snel beschikbare informatie kunnen raadplegen.

Het Centraal Strafuitvoeringsregisterzal technisch worden ingebed in Sidis Suite. Deze applicatie bevat immers reeds de dossiers van de meeste personen die in vrijheid onder voorwaarden zijn gesteld. Om een wettelijke basis te creëren voor deze eerste stap naar het Centraal Strafuitvoeringsregister wordt vóór het einde van 2017 het Sidis Suite wetsvoorstel ter stemming voorgelegd aan het parlement.